各區(qū)、市人力資源和社會(huì)保障局、檔案局、人民政府法制辦公室：

現(xiàn)將《青島市勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

青島市勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理辦法

為推進(jìn)依法行政，提高人力資源社會(huì)保障行政部門實(shí)施勞動(dòng)保障監(jiān)察行政執(zhí)法的質(zhì)量和水平，規(guī)范行政執(zhí)法行為，建立和完善勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)務(wù)院《勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》和《青島市檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際，制定本辦法。

市、區(qū)（市）人力資源社會(huì)保障行政部門勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理適用本辦法。

本辦法所稱勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案是指人力資源社會(huì)保障行政部門在實(shí)施勞動(dòng)保障監(jiān)察行政執(zhí)法過程中形成的能夠反映案件真實(shí)情況、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、證物、電子數(shù)據(jù)（以下統(tǒng)稱文書材料）等不同形式和載體的歷史記錄。

人力資源社會(huì)保障行政部門負(fù)責(zé)本級(jí)勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理工作，接受同級(jí)政府法制部門、檔案行政管理部門和上級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

人力資源社會(huì)保障行政部門應(yīng)加強(qiáng)勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理工作，建立健全工作機(jī)構(gòu)，配置足夠的適宜安全保存勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案的專門庫(kù)房和裝具，配備專職或者兼職檔案管理員，保障開展勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理工作所需的經(jīng)費(fèi)和條件。

涉及國(guó)家秘密的檔案，按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。

勞動(dòng)保障監(jiān)察員負(fù)責(zé)文書材料的收集、整理和歸檔，若發(fā)現(xiàn)文書材料不完備的,應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊或補(bǔ)救,確保文書材料的完整性、規(guī)范性。

歸檔的勞動(dòng)保障監(jiān)察文書材料應(yīng)符合下列要求:

（一）應(yīng)字跡清楚,材料種類、份數(shù)以及每份文書的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（二）用紙幅面尺寸原則上采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)X寬為 297mm x 210mm），文書材料過小或者過大的，要進(jìn)行襯貼或者折疊。

（三）文書材料須用鋼筆(碳素、藍(lán)黑墨水)書寫、簽發(fā)或噴墨、激光打印機(jī)打印。

勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案中涉及行政處罰、行政處理案件的應(yīng)一案一卷或一案數(shù)卷，其他案件可數(shù)案一卷。每卷文書材料不超過200頁。

勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案可分為正卷和副卷。依法不能公開的案件材料，應(yīng)當(dāng)裝入副卷；案件集體討論記錄可以裝入副卷，也可以按年度統(tǒng)一歸檔。

勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。

（一）永久保存的案卷包括以下案件：

1.責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、暫扣或者吊銷許可證、暫扣或者吊銷執(zhí)照、處罰金額5萬元以上或?qū)ι鐣?huì)有較大影響的行政處罰決定案件；

2.涉及金額在5萬元以上或?qū)ι鐣?huì)有較大影響的行政處理決定案件。

（二）長(zhǎng)期保存的檔案包括以下案件：

1.警告、沒收違法所得、沒收非法財(cái)物或處罰金額5萬元以下的行政處罰決定案件；

2.涉及金額在5萬元以下的行政處理決定案件；

（三）短期保存的檔案包括以下案件：

1.非行政處罰決定和行政處理決定案件。

文書材料應(yīng)按照辦理程序的客觀進(jìn)程所形成文件材料時(shí)間的自然順序，兼顧文書材料之間的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行排列。一般結(jié)論性材料及其送達(dá)回執(zhí)在前，其它材料按照辦理程序的客觀進(jìn)程所形成文件材料時(shí)間的自然順序進(jìn)行排列。

同一文書材料按照下列要求排列：正本在前，副本在后；正件在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。

文書材料應(yīng)按排列順序在有文字的正面右上角、背面左上角使用鉛筆用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編寫頁號(hào)。卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、案卷封底、證物袋、卷底不編號(hào)。

勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案裝訂前，要對(duì)文書材料進(jìn)行檢查，材料不完整或者破損的，要補(bǔ)充或者修補(bǔ)完整；文書材料中的文字不能耐久保存的，要進(jìn)行復(fù)制；文書材料過小或者過大的，要進(jìn)行襯貼或者折疊；需要附卷的信封，要展開并加貼襯紙，郵票不得取掉；文書材料上的金屬物必須剔除干凈。

勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄（見附件1），并放置在卷內(nèi)文書材料之前，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按照文書材料的排列順序逐件填寫，一份文書材料編一個(gè)順序號(hào)，并寫明每件文書材料的起頁，最后一件文書材料要注明終止頁。

（一）文號(hào)：文書的發(fā)文字號(hào)。

（二）責(zé)任者：制發(fā)文書的組織或個(gè)人，即文書的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，一般填寫全稱或通用簡(jiǎn)稱。

（三）題名：文書標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文書內(nèi)容的文書材料,應(yīng)根據(jù)文書內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。

（四）日期：文書的形成時(shí)間，即文書的簽發(fā)時(shí)間（落款時(shí)間），以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，月、日不足兩位，前加“0”；將表示月、日的數(shù)字回行填寫，即填為兩行，如20011301。

（五）頁號(hào)：每份文書材料的起始頁碼，最后一份文書材料要注明終止頁碼。

勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案使用軟卷皮在左側(cè)采用細(xì)棉繩（三孔一線）或不銹鋼釘（左側(cè)裝訂，兩釘間距10—15CM）裝訂。軟卷皮包括案卷封面（見附件2）、案卷封底（見附件3）兩部分，副卷應(yīng)在案卷封面“勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷”后標(biāo)注“（副卷）”字樣。

案卷封面應(yīng)當(dāng)載明：全宗名稱、類別、案號(hào)、案件名稱、當(dāng)事人姓名或名稱、立案時(shí)間、結(jié)案時(shí)間、辦案部門、辦案人員姓名、歸檔日期、保存期限、卷內(nèi)文書材料件數(shù)、頁數(shù)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等內(nèi)容。

案卷封底項(xiàng)目包括本卷情況說明、立卷人、審核人和日期。

全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱。

保管期限：填寫“永久”、“長(zhǎng)期”或“短期”。

全宗號(hào)：同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

目錄號(hào)：區(qū)分不同檔案門類不同保管期限的編號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。永久、長(zhǎng)期保存的行政處罰檔案目錄號(hào)由同級(jí)檔案館確定。

案卷號(hào)：每個(gè)保管期限案卷從“1”開始編寫的檔案流水編號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

本卷情況說明：填寫案卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

立卷人：負(fù)責(zé)整理案卷的人員姓名。

審核人：負(fù)責(zé)檢查案卷整理質(zhì)量的人員姓名。

日期：案卷整理完畢的日期。

勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案應(yīng)區(qū)分保管期限，按案卷號(hào)順序裝入5CM厚的檔案盒，使用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫檔案盒脊背項(xiàng)目（見附件4），“起止案卷號(hào)”填寫裝入檔案盒中最小案卷號(hào)至最大案卷號(hào)，如1—5。

不能裝訂立卷的證據(jù)材料，應(yīng)放入證據(jù)袋中，并在證據(jù)袋上注明證據(jù)名稱、數(shù)量、種類、制作的時(shí)間、地點(diǎn)和所屬案卷的檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)）。

勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、案卷封底用紙幅面尺寸原則上采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)X寬為 297mm x 210mm），應(yīng)使用鋼筆（碳素、藍(lán)黑墨水）書寫或計(jì)算機(jī)打印，字跡要工整、清晰。

勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案應(yīng)使用市檔案行政管理部門認(rèn)可的檔案管理系統(tǒng)，將勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案案卷目錄輸入計(jì)算機(jī)管理，并打印一套紙質(zhì)案卷目錄。案卷目錄包括案卷號(hào)、案卷題名、起始年月、終止年月、件數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注等項(xiàng)目。

案卷號(hào)：勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案的流水編號(hào)。

案卷題名：勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案的標(biāo)題，一般格式為：（人力資源社會(huì)保障行政部門）+“關(guān)于”+（當(dāng)事人）+（案件名稱）+“的文件材料”。

起始年月：勞動(dòng)保障監(jiān)察立案的時(shí)間，以6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月，月不足兩位，前加“0”，如：201301。

終止年月：勞動(dòng)保障監(jiān)察結(jié)案的時(shí)間，以6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月，月不足兩位，前加“0”，如：201301。

件數(shù)：卷內(nèi)文件的總件數(shù)。

頁數(shù)：卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。

保管期限：勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案的保管期限，填寫“永久”、“長(zhǎng)期”或“短期”。

備注：填寫需要說明的問題。

勞動(dòng)保障監(jiān)察員應(yīng)在案件辦結(jié)后一個(gè)月內(nèi)按規(guī)范要求將勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案整理、裝訂完畢，向勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)的檔案管理部門或者檔案管理員歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)填寫《檔案移交目錄表》（附件5），經(jīng)檔案移交和接收雙方共同簽字確認(rèn)，由雙方各自留存?zhèn)洳椤?

市勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)對(duì)案件辦結(jié)滿三年的永久保存和長(zhǎng)期保存檔案，集中移送市人力資源社會(huì)保障行政部門檔案管理部門統(tǒng)一管理。

各區(qū)、市人力資源社會(huì)保障行政部門參照前款規(guī)定，根據(jù)實(shí)際情況，實(shí)行統(tǒng)一管理，確保案卷管理符合標(biāo)準(zhǔn)、保管妥當(dāng)、使用方便。

勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)對(duì)短期保存檔案，保存期限已滿十年的，提出移交、留存或者銷毀意見，報(bào)人力資源社會(huì)保障部門批準(zhǔn)。

經(jīng)批準(zhǔn)予以銷毀的檔案，應(yīng)在案卷目錄中予以注銷，同時(shí)編制銷毀檔案清冊(cè)，指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

人力資源社會(huì)保障行政部門及勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)，確保檔案不丟失，不損壞。發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)。工作人員須填寫《查閱、借閱勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案審批單》（附件6）中相應(yīng)事項(xiàng)，經(jīng)勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，持本人工作身份證件和《查閱、借閱勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案審批單》借閱。

外單位及人員查閱檔案，應(yīng)持介紹信或其它有效證明，經(jīng)勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱，查閱時(shí)應(yīng)有檔案管理員在場(chǎng)。已經(jīng)移交人力資源社會(huì)保障行政部門的，還須經(jīng)人力資源社會(huì)保障行政部門檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按規(guī)定查閱。

凡涉及舉報(bào)投訴人利益、用人單位商業(yè)秘密以及其他需要保密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)采取保密措施，防止泄密。

卷內(nèi)文件材料除行政處罰決定書、行政處理決定書等結(jié)論性材料，原則上不準(zhǔn)摘抄和復(fù)制。

屬于進(jìn)館范圍的勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案，應(yīng)按同級(jí)檔案行政管理部門的要求，由人力資源社會(huì)保障行政部門定期向同級(jí)綜合檔案館移交。移交檔案時(shí)，應(yīng)將打印的全宗指南、紙質(zhì)案卷目錄（一式三份）及其電子目錄和相關(guān)參考資料一并移交。

本辦法由青島市人力資源和社會(huì)保障局負(fù)責(zé)解釋。

本辦法自2013年1月1日起施行。

附件:

1、卷內(nèi)文件目錄

2、勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷封面

3、勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷封底

4、勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案盒脊背

5、檔案移交目錄表

6、查閱、借閱勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案審批單

7、勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案主要文書材料排序